業務効率化の必要性
看護の現場に立って四半世紀。
元々性格的に、良く言えば大らかで柔軟。悪く言えば曖昧な私は、新人の頃より大枠の業務手順に沿って、その場その場で臨機応変に周囲に合わせて学び、習得してきたタイプです。
でもそのような業務の仕方は、気づける人と気づけない人とで仕事内容に差が生じやすいということと、気づける人は静かに消耗させられていってしまう、ということに、管理職となってからようやく気づいたのです。
指摘し合うだけでは業務改善は補えない。発生する重い空気
「あれができてない」「これができてない」──。 職場で業務に不足していた事が発生すると、スタッフから報告が上がります。
たとえば、物品の補充ができていなかった、などです。
気づいたスタッフは、出来ていなかったスタッフに直接指摘してくれる場合もあるし、管理職から本人に指摘する事もあります。
スタッフ同士で「できていないこと」を言い合えること、とても大切なことだと思います。
気づける人が気づけない人に視点を共有することで、次回より不足していた業務が改善されていく。そうすることで、業務の足並みがそろっていきます。
ですが、そのような指摘も、その数が増えてくると、指摘されるスタッフにはストレスになるようで、萎縮する感じが見えてきます。「また何か言われるんじゃないか」「怒られるから、ちゃんとやらないと」と、違う方向に力が入っていってしまいます。
そして、職場全体にも、ぴりっとした緊張が漂いだす…。
指摘する人も、される人も悪いわけじゃないのに重い空気。
もっと違うやり方に変えて行くべきだと、考えるようになりました。
見直すべきは、人だけでなく、やり方やシステム
人は、ミスをするし、忘れもします。
どんなに気をつけていても、忙しかったり、他の事に気を取られていたりすることで、うっかり抜けることはある。これは私だって同じです。
「ちゃんと覚えておいてね」「気をつけてね」声かけや注意喚起は、個人の記憶や、気力に働きかけてくれので、大切です。しかし、それに頼りすぎて、それのみで現場を回そうとするやり方では、同じことが繰り返されると思いました。
より効率よく、業務習得を促していけるのは、やり方やシステムを変えていくことだと考えました。
これから、みんなと効率化の為に変えていきたいこと
そこで、今後の改善として、以下のことに取り組んでいこうと考えています。
① 手順書を「使える形」に整える とりあえず緊急的に作られた、各所に置かれている手順書。
あれを、もっと必要時に調べやすく活用しやすい形に直したい。
⓶ 物品配置を手順書に沿った並びとする 物品の配置を処置などの手順を意識した配置にして、準備や使用時に迷う時間を短縮する。
③ 報告の「台本」をつくる 新人さんがつまづきやすい医師への報告。度胸がないからではなく、型がないからつまづくのだと思います。
SBARのような型を一緒に用意できれば、記憶や勇気に頼らなくても、落ち着いて報告ができるようになるかもしれません。
④ 業務連絡ノートをデータ化する 日々の業務変更やお知らせは、いち早くスタッフ全体共有できるよう、ノートに手書きでどんどん書き込んでいます。ただ、情報が膨大な為、通知内容を忘れがちです。そのため、それら内容をデータ化し、あとから検索して復習しやすいようにしたい。みんなが容易に情報を取り出せて、定着化できるようにしていきたいのです。
まだどれも、これから取り組もうとしているものばかりです。そして、効率化の為にはもっと色々な事に取り組んでいかないといけません。
これらを、私ひとりでしようと思っても、なかなか進みません。
ここはみんなの力を借りて、少しずつ効率化に向けて進んでいこうと思っています。
批判するより、一緒に考える
人のことを「できてない」と指摘するのは、実は簡単です。でも、指摘だけでは現場全体を変えることには、なかなかつながりません。
これからは「誰ができてないか」の報告があがった時、「じゃあ、どうすれば良いと思う?」という言葉もセットにして、みんなで前向きに職場の効率化について考えていきたいと思います。
人は忘れるし、ミスをする生きものです。 だからこそ、個人の頑張りや記憶に頼りきるのではなく、仕組みでそっと支え合える。そんなチームを、みんなと一緒に目指していきたいと思っています。
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