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たくさんのマニュアル作りに追われる日々
こんにちは。さちです。
このところ、災害医療のマニュアルづくりから、部署のマニュアル作りなど、気づけばあれもこれもとマニュアルづくりに追われている毎日です。
それらマニュアルを整える作業をしながら、気づいたことがあります。
それは、——マニュアルって、「作る」のもしんどいけど、それ以上に「続ける」ほうがずっと難しい、 という事です。
当たり前の事だけど、その当たり前が出来ていないのでは、という話を、まだ自分の中でまとまりきらないままではありますが、今日は書いてみます。
目にした「いつ作られたか分からない」マニュアルの山
先日、災害医療講習を受けたことで、部署の災害対応マニュアルと院内マニュアルを照らし合わせたいと考え、上の立場の方に報告相談した時のことです。
その方も災害時の対応について危機感を強く持っておられ、院内にある資料をいろいろ集めた物を見せてくださいました。
ところが。見せて下さった資料を見て、正直、これはちょっと大変だぞ、と思いました。
各部署ごとに、いつ作られたのか分からないマニュアルがたくさんありました。
おそらく、行政への届け出に必要なものとして作られたものだと思います。なので、全体には周知されていないマニュアル。
作成年が入った物もありましたが、配置図に記名されている名前は、更新されていない物でした。
せっかく「作った」のに、「使えるもの」としては、もう息をしていない。そんな書類が、棚の中で静かに眠っていたのでした。
分担すれば追いつく。でも、バラバラになる。
院内の大小様々なマニュアルはとても膨大です。それを、ひとりで全部作るということは、とても無理な話です。だから、今まで各部署や担当者で分けて作るという形がとられてきました。これはこれでやむを得ないことかと思います。
でも、分担して作ったマニュアルは、様式も言い回しもバラバラ。
さらに、担当者が変わった瞬間、そのマニュアルは“持ち主”を失って、放置されがちとなり、そこから内容はどんどん古い物となっていってしまいます。
今までは、作る大変さばかり考えていたマニュアル。ですが、本当に難しいのは作った後でした。
作って終わりではない。内容をブラッシュアップをしながら、使える物として維持していくことが必要で、そこが一番難しい事だと、痛感したのでした。
大切なのは「持続できる形」を仕組化していくこと
マニュアル作成とその後の管理をうまく実践出来ている組織は、だいたい以下のように対応しているようです。
・様式（テンプレート）をそろえる。
・どこに最新版があるかを一覧で管理する。
・改訂の責任者を「部署」ではなく「役割」ではっきり決めておく。
・年に一度等、見直す日をあらかじめ決めておく。
つまり、「誰かが気が向いたら直す」ではなく、「直す仕組み」を先に作っておく、ということのようです。
作業内容としては、しごく当たり前の事。でもこれを、院内にあるすべてのマニュアルに適応させ継続していく事は、本当に骨が折れる作業だということは想像できます。
他の病院では、どうしていますか
維持継続できるマニュアルについて、私もまだ完全な正解を持てていません。
みなさんの職場では、マニュアルの維持管理ってどうされていますか。
最近では、AIに任せている、という病院も急増しているかもしれません。
うちの職場もそうなってくれたら…！
しかし、AIが導入されたとしても、運用変更があった時や人員配置に変更があった時など、AIに内容変更を指示して修正させるのは人間である為、継続的に管理する方法は永遠な課題ではあります。
担当が変わっても継続的に引き継がれる工夫、あればこっそり教えてください。
今回の気づきと学び
マニュアルは「作って終わり」にせず、その後の運用状況も考え続ける、それは管理職の仕事である、今更ですが、このことに気づけた事は、私の中ではとても良かったことだと思っています。
これからは私の業務に組み込み、完璧じゃなくていい、でも、息をしているマニュアルを作っていけるようにしていきたいと思いました。
そんなことを心に誓いながら、今日もまた一枚、マニュアルを作成・手直ししています。
頑張りましょう！
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マニュアルづくりや業務の標準化については、私自身もいま勉強中です。参考にしている本を下に置いておきますね。
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